Reuniones tecnológicas híbridas

Fernando Sanz

Area Manager de España y Portugal de SMART Technologies, Inc.

1. ¿Por qué están en auge las reuniones híbridas?


Todo parte de un hecho obvio; los espacios de trabajo y la tecnología evolucionan rápidamente ofreciendo a todos los usuarios nuevas y numerosas posibilidades de reunirse y colaborar, sin necesidad de la presencia física de individuos en salas de reuniones. 


Según nos comentaba recientemente Ryan Anderson - Director de estrategia de Herman Miller, el mayor fabricante de muebles de oficina USA – en un estudio publicado en la revista "Wired", el uso de las oficinas a la hora de celebrar reuniones abarca menos del 25%, lo que nos indica claramente el cambio en la cultura empresarial. 


Hoy en día, la tecnología nos permite contribuir y colaborar sin necesidad de estar físicamente en el mismo lugar que la gente con la que trabajamos. Por otro lado, es importante incluir a todos las partes involucradas en la toma de decisiones. Es por esto que la flexibilidad, el sustancial ahorro de costes de viajes y el considerable aumento en la productividad, son los principales catalizadores del cambio. 


2. ¿Qué supone este nuevo tipo de reunión para las empresas? 


Algo tan sencillo e importante como permitir la total flexibilidad y alcanzar una mayor productividad. Hace ya bastantes años que leímos en todos los medios de comunicación que, tanto en España como en muchos otros países del mundo, el número de móviles por habitantes era superior al número de habitantes. 


Recientemente, también en la prensa, se publicó un informe del Observatorio Nacional de las Telecomunicaciones y de la sociedad de la Información (ONTSI) en el que se confirmaba que el número de smartphones representaba casi el 60% del total de móviles en el mercado. En definitiva, datos que nos demuestran el creciente interés por la movilidad de los usuarios. 


Por esta razón, hoy en día la mayoría de las empresas están considerando adquirir plataformas de comunicaciones unificadas (como Skype for Business) o productos de colaboración multipunto (como kapp iQ) que permitan trabajar a través de dispositivos móviles de la misma forma que en la oficina. 

La cuestión ya no es dónde o cómo, sino cuándo. 


3. La experiencia virtual puede parecer más fría que el trato en persona. ¿Cómo salvamos esa distancia? 


Es cierto que no es lo mismo mirar una pantalla que mirar fijamente a los ojos a una persona, pero personalmente creo que son complementarias y no incompatibles. 

Por ejemplo en mi empresa, como en muchas otras, tenemos múltiples reuniones a la semana y como la mayoría de profesionales, unas veces nos reunimos para abordar temas concretos y otras veces, con gente que no conocemos, ya sea para vender, colaborar o trabajar en proyectos conjuntos. Lo que a mi parecer carece de sentido, es que todo el mundo necesite desplazarse a un lugar concreto cada vez que cada vez que se quiera tener una reunión de equipo. Esto incrementa impacto en costes, tiempo invertido en desplazarse de un lugar a otro, puesta en marcha, etc. Las reuniones físicas son necesarias pero no siempre, hay veces que por agenda, tiempo o coste es suficiente con una reunión a distancia. 


En mi opinión, lo fundamental es trabajar de forma colaborativa para resolver problemas concretos o colaborar con el equipo en el desarrollo ideas y proyectos. Las reuniones se crean para completar tareas, asignar trabajos o proyectos, discutir ideas y/o estrategias o tomar de decisiones concretas. No por el mero hecho de reunirse. 


En resumen, las reuniones se crean para producir más y mejor, no para pasar el tiempo. Ahí es donde la tecnología es fundamental. La capacidad de ver, oír, compartir y trabajar simultáneamente sobre el contenido es lo que hace a las empresas más eficientes y por tanto, mucho más competitivas. 


4. ¿Cuál es el máximo número de participantes que puede tomar parte en la reunión? 


Depende del objetivo de la reunión. Existen plataformas muy potentes y económicas, como Skype para Empresas, que por 1,50 € por usuario y mes, permite tener sesiones con hasta 1000 participantes, independientemente del dispositivo que uses, o si dispones o no del software. 

La tecnología ofrece al usuario el potencial que le permitirá ganar un mayor rendimiento.

5. ¿Hace falta ser una persona con conocimientos avanzados para usar estas tecnologías o son accesibles para todo el mundo? 

He ahí lo mejor de todo: son tan sencillas que cualquiera puede utilizarlas. 

No puedo hablar de todas las marcas, pero si tomamos los ejemplos de los que hemos hablado antes (Skype for Business y kapp iQ), ambos son productos intuitivos y fáciles de utilizar, con curvas de aprendizaje muy cortas. 

Skype for Business, se trata de una sofisticada plataforma de comunicaciones unificadas (digamos que es el hermano mayor de la videoconferencia) que combina chat, video HD, audio, contenido y mucho más. Lo mejor de todo es que el usuario no tiene que preocuparse de nada. Skype for Business puede funcionar a través de una sencilla app y su versión de sala de reuniones llamados Room System – como los que dispone NH Hotel Group en muchos puntos de Europa – es aún más fácil de usar. El sistema dispone de detectores de presencia que hacen que todo se ponga en marcha nada más entrar el usuario en la sala. Una vez encendido, se puede ver un botón grande azul en la pantalla que da comienzo a la reunión. Y listo. Literalmente diez segundos en empezar. Desde dicho sistema, asistentes localizados en diferentes lugares del mundo pueden ver y oír todo lo que pasa en la sala, así como ver, interactuar y contribuir con el contenido que se presenta. 

En el caso del segundo, kapp iQ, se trata de una superficie colaborativa en la que todos pueden ver, escribir o guardar los contenidos desde cualquier dispositivo (móvil o fijo). Estos contenidos quedan almacenados en una app. De tal forma no necesitamos ocupar nuestro dispositivo con fotos de las diapositivas. Con kapp iQ, el usuario puede llevarse a casa todas las notas de forma sencilla y organizada. 

Afrontemos la realidad. No disponemos de tiempo ilimitado y por tanto, no podemos recibir toda la formación necesaria para usar cada nueva herramienta. Si la tecnología no es fácil de usar, probablemente los usuarios no adoptarán la herramienta y por ello, no la usarán frecuentemente. 


6. ¿Qué tipo de reuniones son las que más se benefician de estas tecnologías? ¿A qué tipo de empresa se la recomendaría? 

No importa qué tipo de reunión sea. Con esta tecnología todas las reuniones tienen cabida: desde un equipo de ventas revisando resultados o marcando objetivos, pasando por una sesión de tormenta de ideas, o incluso un equipo creativo trabajando en un nuevo proyecto.

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