Hacia la personalización extrema de los eventos

Dianne Devitt

Dianne Devitt, reconocida Planner y Productora de Eventos

La Publicidad evolucionará hacia el evento en directo

Entrevistamos a Dianne Budion Devitt, pionera en la industria de los eventos y reuniones. Diseñadora, productora, consultora, ponente, profesora y autora, Devitt es fundadora de DND Group. Actualmente también es presidenta del capítulo de Nueva York de la ILEA (International Live Events Association).

1. ¿Desde cuándo trabaja en el sector de Eventos y Reuniones?

Me dedico a esta industria desde hace casi 30 años. 



2. ¿Cómo comenzó en esta área?

¡La industria me encontró! Estaba trabajando de forma temporal para una compañía especializada en intercambio de casas para vacaciones y me recomendaron que fuera a un almuerzo organizado por la HSMAI (The Hospitality Sales and Marketing Association International). Yo sabía que quería algo que combinara mi educación en teatro y los negocios. Conocí al equipo de una empresa de gestión vacacional de destinos llamada Safaris, la primera compañía con presencia en diversas ciudades en esta categoría y me convertí en Manager para la zona noreste. El resto es historia.

3. ¿Qué le inspira cuando está planificando un evento?

Saber cuáles son los objetivos reales que mis clientes quieren conseguir y convertir esa visión en una experiencia para la gente.

4. Hoy en día, ¿cree que es más fácil o más difícil impresionar a los invitados en un evento?

Los eventos que he producido a lo largo de los años siempre se han centrado en el engagement, es decir, en la interacción por encima del diseño. De hecho, creo que hoy en día es más fácil que antes porque vivimos en una época en la que descubrir la alegría de las experiencias táctiles es el contrapeso al mundo digital en el que estamos.

5. ¿Cómo está transformando la tecnología el diseño de eventos?

La tecnología está cambiando el diseño de eventos de muchas maneras, ¡y me encanta! Desde la perspectiva del diseño y producción, hay infinitas posibilidades para crear experiencias con efectos y que estimulen los sentidos. Las próximas barreras que tienen que explorar los planificadores de eventos son: conocer a la audiencia; planificar y diseñar sin distraerse del objetivo final; y encontrar el equilibrio entre tiempo real y realidad virtual u otras tecnologías.

6. Según su experiencia de más de 25 años en la industria, ¿cómo ha evolucionado el sector de Reuniones y Eventos?

Cuando comencé en este sector, la atención del planner se centraba en la logística. La magia de aquellos primeros momentos fue precursora del diseño de eventos y reuniones tal y como lo conocemos hoy. Las fiestas temáticas y eventos se diseñaban para las experiencias de destinos y la interacción. No nos centrábamos en el engagement de la marca, sino en que la gente se divirtiera. Y eso daba lugar a resultados duraderos y verdaderas relaciones de amistad. 

7. ¿Hacia dónde se dirige el sector de los eventos? ¿Cómo serán los eventos del futuro?

Los eventos ya no son el nieto de las Relaciones Públicas o de la Publicidad, tal y como fueron durante muchos años, mientras la industria crecía. La ILEA (International Live Events Association) continúa creciendo y dejando huella. Mi predicción es que las Relaciones Públicas y la Publicidad evolucionarán cada vez más hacia el evento en directo, ya que se ha demostrado que los eventos planificados son la mejor manera de lograr eficacia en la comunicación cara a cara y un impacto duradero.

Los eventos del futuro tendrán que satisfacer la demografía de los asistentes. Tendrán que centrarse más en los gustos, la música, el tono… y cómo personalizar la situación de un grupo, para satisfacer las demandas de una sociedad cada vez más sofisticada. La personalización en masa continuará evolucionando ya que el lujo de una experiencia bien ejecutada es ya una realidad.

8. En relación con la planificación de eventos, ¿qué industria es la más dinámica?

La del entretenimiento.

9. En su opinión, ¿qué ventajas tiene organizar un evento en un hotel, comparado con otro espacio?

Depende del evento. Hay muchos factores que hay que tener en cuenta antes de elegir, especialmente cuando hablamos de la marca y de los criterios. En general, las ventajas de alquilar todos los equipamientos y servicios ‘in-house’ son que tienes todo disponible (sillas, mesas, manteles, equipo de cocina…), no hay que conducir para llegar a la habitación, las amenities del hotel, etc. Todo esto es adecuado para eventos específicos y determinadas necesidades geográficas. Los hoteles tienen espacios flexiblesque pueden juntarse… Las venues ofrecen la posibilidad de crearlo todo desde cero, como si fuera un cuadro en blanco y crear un teatro, un espacio, un ambiente… Dependiendo de los objetivos, la elección suele ser obvia.

10. ¿Qué es lo primero que le viene a la mente respecto a la planificación de eventos, si decimos:

  • Coffee breaks: hazlos eficientes, con una disposición funcional. ¡Usa jarras de café grandes! Utiliza las cafeteras individuales para reuniones pequeñas.
  • Iluminación: acentúa lo que necesites que destaque. Si el escenario está iluminado, pero las mesas y/o el lugar donde está la comida no lo están, la gente no podrá ver. Es importante ampliar la luz para que la gente pueda leer los menús. Usa la iluminación como un efecto, en todos los sitios. Es asombroso todas las opciones que hay en diseño de iluminación.
  • Equipamiento y personal del hotel: el equipamiento debe estar limpio, funcionar bien y tener repuestos cuando se necesiten. El personal del hotel es una extensión de mi equipo y tienen un papel muy importante como parte del equipo de eventos, coordinando los recursos internos.

11. ¿Cuál es la mejor forma para reservar un espacio? ¿Prefieres contactar directamente con la venue, o usar una herramienta centralizada, como Cvent/Starcite…?

Voy directamente y contacto con un colega en el espacio del evento. Reservar hoteles con empresas como Meeting Sites Resource o Meeting Evolution está bien cuando tienes otros criterios, ya que todo está basado en datos para el ROE.

12. ¿Cuáles son las 3 condiciones necesarias para que un evento tenga éxito?

  • Desarrollar una relación abierta con mis clientes y mantener una comunicación fluida durante el pre, on site y post evento.
  • Diseñar una experiencia que alcance y supere los principales objetivos y la visión de mis clientes, dentro de unos parámetros de presupuesto realistas.
  • Montar y trabajar con un equipo experimentado y de confianza, para minimizar el riesgo.

Además de todo esto, es necesario ofrecer una experiencia sensorial, centrada en las demandas de los asistentes. Por ejemplo, si un grupo es aficionado al vino, el foco se pondrá en el sentido del gusto. Nuestros sentidos se pueden intensificar gracias a la tecnología, y el uso de estos será más importante que nunca.

13 - ¿Alguna anécdota que quiera compartir?

Soy muy afortunada por tener tantas historias para recordar a lo largo de mi carrera. Los dos eventos profesionales más importantes que siempre recordaré son la planificación de la boda de la hija de un clérigo local en una cancha de baloncesto, que atrajo a toda la congregación; y trabajar con el MIT para el 40 aniversario del aterrizaje del hombre en la luna. Me siento agradecida por haber tenido la oportunidad de pasear con el primer hombre que pisó la Luna.

Por otro lado, me gustaría decir a todos los planificadores de eventos y aspirantes al puesto que esta carrera es un privilegio. No hay trabajo más especial que reunir a las personas, cualquiera que sea el motivo, y hay muchos; ya que esto, si solamente eso, es lo único que cambia el mundo: un evento después de otro.