Cómo organizar un gran evento

Michelle Aarts

Directora del hotel NH Conference Centre Leeuwenhorst
1. ¿Cuál es mejor evento en el que ha participado? ¿De cuál está más orgullosa en términos de resultados?

Personalmente, uno de mis mejores recuerdos es de la Cumbre de Seguridad Nuclear 2014. Tuvo lugar en La Haya (está a unos 20 km de nuestra propiedad) y asistieron 58 líderes mundiales, 5.000 delegados y 3.000 periodistas. En el NH Conference Centre Leeuwenhorst dimos la bienvenida a algunas de las plataformas de difusión más potentes del mundo como la NBC, los Servicios Secretos de Estados Unidos, la fuerza militar alemana y gran parte del cuerpo de la policía holandés. Durante tres días consecutivos, el hotel estuvo completamente lleno. Servimos aproximadamente 5.000 menús cada día in situ, y la cooperación que recibimos, en especial por parte de la fuerza militar holandesa, fue increíble.
 
En el hotel también albergamos la 35ª edición del Congreso Internacional de Recaudación de Fondos. Las 34 ediciones anteriores también tuvieron lugar aquí, en el NH Conference Centre Leeuwenhorst. Así, recaudadores de fondos de todo el mundo vinieron a Noordwijkerhout con el fin de compartir conocimientos y experiencias para trabajar en nuevas estrategias y hacer del mundo un sitio mejor.
 
Otro evento importante del que estamos orgullosos fue uno de nuestros mayores eventos anuales; 1.400 personas asistieron a un programa corporativo para aprender unos de otros, desarrollarse y convertirse en mejores gerentes. Comenzó un domingo por la tarde con una cena de bienvenida; no un menú estilo “buffet”, sino un menú servido en mesa para cada uno de los 1.400 asistentes. Una operación a gran escala de la que nos sentimos orgullosos al haber ofrecido la mejor calidad y servicio. ¿Y qué significa esto para nosotros? Todos los platos se sirvieron en 18 minutos, las solicitudes dietéticas fueron correctamente atendidas, las bebidas se sirvieron en cuanto los invitados entraron a la sala, cada miembro del personal atendía a los invitados con una sonrisa en el rostro, y por supuesto, con una actitud proactiva.

2. ¿Qué es lo principal que hay que tener en cuenta cuando se organiza un evento?
 
Hay que tener en cuenta algunas cosas importantes, pero lo fundamental son nuestros clientes. Su satisfacción es el punto clave y creo que podemos alcanzarla gracias a la cooperación y al trabajo en conjunto.
 
Organizamos su (y nuestro) evento como un equipo. Además, nunca decimos que no, personalmente creo que siempre hay solución a cualquier obstáculo con el que nos podamos encontrar.

3. ¿Tiene algún truco o sistema que le ayude a entender las necesidades de los clientes?
 
Quizá suene simple, pero el principal truco es abrir las líneas de la comunicación para preguntar a los clientes por sus deseos. Escuchar y actuar acorde no se cumple tan a menudo como pensamos. Por supuesto, se trata de una tarea muy importante para nuestra oficina de reservas y crucial durante el evento. Nuestros NH Ambassadors están continuamente en contacto con los invitados para asegurar que estamos cumpliendo con sus necesidades.
 
Los organizadores del catering poseen un papel importante en la preparación de reuniones y eventos. Nuestro Chef crea un menú e invitamos a nuestros clientes a una degustación. ¿Pero cómo sabemos si realmente les gusta? Para estar 100% seguros, estamos desarrollando un test que nos ayudará a entender exactamente los gustos de nuestros clientes. Para ello, hacemos preguntas como: ¿Prefiere helado de vainilla o de mora?, ¿Le gustaría un cappuccino o un espresso?, etc. Con los resultados, podemos determinar las preferencias de un cliente. Nuestros planes futuros incluyen la adaptación de esta técnica a buffets; y, cuando el test muestra lo que le gusta al cliente, (por ejemplo, dulce, salado, amargo, etc.), podremos aconsejarle el tipo de buffet adaptado a los sabores elegidos.

4. ¿Hay formatos válidos para todo tipo de eventos o cada evento requiere una personalización?
 
Cada evento es diferente. Quizá no si nos referimos a su contenido, pero cada persona de contacto es diferente y requiere un enfoque distinto. Incluso siendo la persona de contacto la misma, los asistentes, las circunstancias, el estado de ánimo de la persona de contacto, los delegados, etc., son diferentes. Todo esto afecta al evento. Nuestro trabajo es leer entre líneas, tener un enfoque personal y crear el evento perfecto para nuestros clientes.

5. Hoy en día, el feed-back de los consumidores es muy importante. ¿Cómo ayudan las opiniones de los asistentes a mejorar el servicio?
 
Nuestro objetivo es no recibir nunca un feed-back negativo después del evento, simplemente porque una vez se ha celebrado el evento, ya no podemos reaccionar. Parte de nuestro equipo está centrado en una evaluación diaria en la que se escuchan las experiencias de nuestros clientes, se trata el programa del día siguiente y se evalúa el del día anterior. Esta potente herramienta nos ayuda, tanto al cliente como a nosotros, a prestar atención a cada detalle, a superar las expectativas, ¡y a hacer que cada evento sea inolvidable!

6. ¿Cuáles son las peticiones más frecuentes de los clientes: lo último en tecnología, catering personalizado, servicios respetuosos con el medio ambiente…?
 
Una combinación de todas esas cosas. Definitivamente, el catering es un aspecto cada vez más importante en cualquier evento. Por ello, contamos con organizadores de catering como expliqué anteriormente. Y personalmente, creo que la tecnología es lo más importante para nuestros clientes. Esto puede implicar eventos sin papel, donde cada participante tiene su pantalla personal donde poder ver presentaciones y trabajar; o apps desarrolladas para compartir contenidos como el programa del evento, así como enviar mensajes con las últimas novedades.
 
Pero también es una estupenda manera para los participantes para hacer networking entre ellos.


Además, en el NH Conference Centre Leeuwenhorst, estamos orgullosos de tener un sistema de tele presencia holográfica 3D que supera los límites y expectativas de los asistentes, captando audiencias en el mundo entero. Esta tecnología permite a los clientes:

  • Proyectar presentaciones impactantes en 3D.
  • Proyectar vídeos animados en 3D y a tamaño real de tus productos.
  • Interactuar en directo con tu público desde otro lugar del mundo gracias a la telepresencia holográfica en 3D a tamaño real.
  • Proyectar a un presentador previamente grabado a tamaño real (por ejemplo, tu CEO, un personaje público... etc.)
Recomendamos esta tecnología innovadora a aquellos clientes que deseen diseñar eventos memorables y de vanguardia ¡que hagan que sus productos e ideas cobren vida!

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