Cómo el Design Thinking te ayuda a diseñar tu evento

Roel Frissen

Roel Frissen, Co-founder of #EventCanvas

Event Canvas: un enfoque sistemático para diseñar eventos

Roel Frissen es emprendedor, conferenciante, facilitador y diseñador de eventos para empresas y asociaciones. En su búsqueda de un lenguaje común y visual que hiciera más fácil la conversación entre el planificador de eventos y el dueño del evento, creó –junto a Ruud Janssen- el modelo #EventCanvas. Frissen es el cofundador de la Fundación EventCanvas.org y de Event Model Generation, una consultora de diseño de eventos y empresa de formación. Además, fue vicepresidente de MPI. 



1. ¿Por qué un planificador de eventos debería seguir un modelo estructurado para diseñar un evento? ¿En qué medida un modelo contribuye al éxito del evento?


Hay 3 razones por las que deberías seguir un modelo:

  • Te ayudará a invertir el tiempo necesario para diseñar tu evento correctamente. Analiza conscientemente las perspectivas de todas las partes implicadas y piensa en el cambio que te gustaría ver.
  • Te permitirá incorporar a tu equipo al proceso. Es divertido, muy interactivo y ayuda a alinear al equipo con lo que estás haciendo.
  • Utilizar un modelo estructurado te permite articular la historia de tu evento y ver cómo el evento crea valor y para quién.

El Design Thinking, que es un fenómeno mundial y ha sido implementado por compañías como IBM y McKinsey, es el nuevo método científico del siglo XXI. Design Thinking es un método para resolver problemas de cualquier tipo. Observando estos problemas desde la perspectiva del usuario, lo que ayuda mucho en un entorno en el que los eventos son cada vez más complicados y tienen más tipos de usuarios (a los que llamamos stakeholders). EventCanvas te permite aplicar el design thinking en el diseño de un evento. Y no sólo Design Thinking, sino lo que llamamos Design Doing (ponerlo en práctica).


2. ¿Qué diferencia al modelo Canvas para eventos de otros modelos?


Hay muchas teorías en el sector de los eventos y congresos, se han escrito muchos libros. Sin embargo, aquí hay una herramienta. Una herramienta que se puede aplicar como equipo, un enfoque sistemático para diseñar eventos. Una manera de crear mejores eventos, siguiendo un proceso.


3. ¿Cómo adaptasteis la metodología Canvas al diseño de eventos? ¿Qué necesidades o problemas identificasteis en el sector M&E que debían ser abordados?


El sector de reuniones y eventos es todavía un segmento inmaduro, que está siempre tratando de demostrar el valor añadido del mismo y de un evento. Una de las razones por las que es tan difícil de demostrar es que la industria no se centra en la creación de valor. Algo tan simple como “¿Cómo crea valor un evento?” dará lugar a miles de respuestas diferentes si se lo preguntas a los profesionales del sector. ¿Por qué? Porque el sector M&E no ha desarrollado un lenguaje para expresar esto, ni una metodología para mostrar su valor.


El modelo de negocio Canvas nos inspiró para desarrollar EventCanvas. Necesitamos dos años de investigación y desarrollo para llegar a un proceso que se plasmara en una pizarra.


4. ¿Cómo está cambiando el Big Data el enfoque del diseño de eventos?


Creo que todavía no lo sabemos. Hay algunas empresas que están intentando usar Big Data para eventos. Recientemente he estado involucrado en una startup que se dedicaba al uso de Big Data para asociaciones. El Big Data puede significar mucho para el futuro del M&E, y puede llegar a cuantificar ese valor que todos percibimos cuando nos reunimos cara a cara, pero que nadie sabe expresar. Para utilizar el Big Data, necesitamos muchos datos, algo que este sector todavía no está registrando, quizá porque todavía no se ve el valor del Big Data. La inversión en Big Data podría generar un gran retorno, pero todavía no lo conocemos lo suficiente. Por eso es tan difícil atraer inversión.


5. ¿Hacia dónde se dirige el sector M&E? ¿Qué tendencias veremos en el futuro más cercano?


El sector de reuniones y eventos va a progresar en su camino hacia la madurez, mirando al largo plazo y actuando en consecuencia. Muchos profesionales están tan concentrados en los resultados de hoy y mañana que se olvidan del largo plazo. El sector necesita otra forma de medir el éxito, desde la satisfacción del cliente a la creación de valor. Y este puede ser un proceso doloroso.

 
¿Quieres crear tu propio #EventCanvas? Más información en  www.eventmodelgeneration.com