Aprende a proteger los datos de tus invitados

George Sirius

George Sirius, CEO de Eventsforce
La gestión y análisis de los datos que se obtienen en un evento es una de las tareas más complejas a las que se enfrentan los planificadores de eventos. El desarrollo de la tecnología ha hecho que la información sea cada vez más extensa y es indispensable utilizar software que integre las distintas partes del negocio. Hablamos con George Sirius, CEO de Eventsforce, para conocer cómo las nuevas tecnologías pueden mejorar la experiencia de un evento.

Aunque nació en Atenas (Grecia), Sirius se trasladó pronto a Londres donde estudió música y psicología, especializándose en la interacción entre las personas y la tecnología en el trabajo, lo que le ayudó a detectar el gap que existía en el mercado entre los planificadores de eventos y la tecnología que usaban para organizarlos. En 2004, junto a dos socios, creó Eventsforce con el objetivo de ofrecer soluciones tecnológicas para mejorar la gestión de los eventos y la productividad de los organizadores de los mismos.  En la actualidad, la empresa cuenta con oficinas en Londres y Washington.

1. Actualmente, se generan muchas BBDD de clientes a través de diversos tipos de eventos, como por ejemplo en las citas en las ferias. ¿Cómo puede ayudar la tecnología a gestionar estas BBDD para aprender del cliente, poder darle un servicio personalizado y mantener una relación con él a futuro?

La personalización es una de las tendencias más claras en nuestra industria, ya que los asistentes esperan cada vez más que la comunicación de un evento y la experiencia en vivo se adapten a ellos de alguna manera. Las herramientas de captura de datos son cada vez más sofisticadas: desde los sistemas de registro en los eventos, los RFID (sistemas de identificación por radiofrecuencia), hasta las encuestas online, las apps de eventos… Todo esto ayuda a las organizaciones a recoger y analizar una información de sus clientes muy importante y crear eventos más potentes y específicos.

Por ejemplo, veamos qué hacer con un sistema de registro. Puedes usar los datos para cotejar qué delegados asistirán a una sesión en particular del evento. Puedes compartir esta lista con los delegados que asisten para facilitarles oportunidades de networking que sean relevantes para ellos. Pero todavía puedes hacer más: segmentarla por tipo de empresa, intereses y objetivos, y compartir la lista con el ponente de la sesión. Él o ella pueden usar esta información para retocar o personalizar el contenido de su presentación, con ejemplos que sean más relevantes para esa audiencia.

2. Aunque la legislación es diferente en cada país, ¿es ético utilizar contactos de clientes recopilados en un evento para hacer acciones comerciales a posteriori?

Solo si el cliente está al tanto y ha dado su autorización explícita. Si no, es algo poco ético.

3. ¿Cómo ayuda el manejo del Big Data a mejorar la preparación de un evento?

Las organizaciones tienen diferentes tipos de bases de datos para capturar diversos tipos de información, ya sea eventos, ventas, marketing, finanzas, afiliados, etc. Todas estas bases de datos pueden ayudar a preparar un evento, por lo que tiene sentido juntarlas todas. Por ejemplo, tu CRM puede tener mucha  información sobre los clientes que quieres invitar a un evento próximo. Con esta información en la mano, puedes mejorar las labores de marketing, personalizando todavía más el evento.

4. En cuanto al post evento, ¿cómo transformar el Big Data recolectado en Small Data, en información útil sobre nuestros asistentes y/o clientes?

Existen diversas formas en las que podemos vincular a un asistente o cliente con una organización. Por ejemplo, en las asociaciones, los miembros acuden a sus eventos o seminarios, se suscriben a la revista, publican artículos, etc. Unificando todos estos datos, las asociaciones obtienen una idea clara del tipo de cosas que interesa a sus miembros y pueden personalizar las experiencias de los eventos según estos insights.

5. ¿En qué aspectos de un evento, el organizador, tiene hoy datos e información que hace años se desconocían, gracias a la tecnología?

Las apps para eventos han facilitado mucho el proceso de recogida de datos, desde facilitar encuestas en directo, y preguntas y respuestas, hasta herramientas para hacer networking que te pueden proporcionar insights acerca de quién se está reuniendo con quién en tu evento. Además, tenemos nuevas herramientas como iBeacons (sistemas de posicionamiento en interiores) que pueden conectarse con la app de tu evento para realizar una acción específica, cuando los asistentes estén a cierta distancia. Es interesante porque da a los planificadores de eventos el control sobre qué van a experimentar sus invitados. Imagina que quieres obtener feedback sobre las sesiones y los ponentes de tu evento. Puedes instalar un beacon fuera de la sala y así, cuando la gente salga y pase por ahí, la app del evento abrirá  la encuesta de la sesión automáticamente, para que asistente la conteste.

6. La seguridad de los datos es una de las preocupaciones de la industria de eventos y reuniones. ¿Hay algo que los organizadores de eventos puedan hacer para evitar que los datos personales de sus invitados o clientes sean robados, o acaben en manos de alguien que no deba conocerlos?

El robo de datos es un problema para cualquier empresa que tenga información de valor, y la industria de los eventos no es una excepción: la cantidad de información recogida de los asistentes es una mina de oro para los hackers. Este año, Eventsforce hizo un estudio sobre seguridad de datos con planificadores de eventos y los resultados mostraron un gran número de áreas vulnerables.

El email es una de ellas. Es complicado encriptar completamente los datos en los emails, por eso deberíamos pensar siempre qué tipo de información compartimos por email. Si no necesitas enviarlo por correo electrónico, no lo hagas. Además, cambia regularmente las contraseñas de tus sistemas de eventos, y asegúrate de saber qué miembros de tu equipo tienen acceso al sistema. No guardes los datos de tu evento en un formato físico (ni impresos, ni en memorias USB, ni discos duros, etc.), ya que esto aumenta la posibilidad de que acaben en las manos erróneas.

En los eventos, no dejes desatendidas las listas de registro, los ordenadores o móviles, y asegúrate de que los datos reflejados en tus pantallas no sean visibles a usuarios sin autorización. Se prudente si comentas detalles por teléfono y evita hablar de información importante en sitios públicos donde puedan oírte. 

7. ¿Cuáles son los próximos retos y tendencias a los que se enfrentan las empresas de tecnología para eventos?

Una de las tendencias tecnológicas más importantes en la industria de eventos es la integración de datos. En los últimos años, los planificadores de eventos han avanzado integrando, o conectando, los datos de su evento con pasarelas de pago, soluciones de check-in y, más recientemente, aplicaciones (apps). Sin embargo, ahora lo más novedoso es la integración de las herramientas de gestión de eventos con otros sistemas de negocio, desde CRM hasta soluciones de marketing, afiliación o finanzas.

Compartir la información automáticamente entre tu sistema de gestión de eventos y otra herramienta de negocio tiene muchos beneficios: 
  • Se reducen las horas interminables que tu empresa emplea replicando datos de un sistema a otro.
  • Se eliminan riesgos de seguridad, asociados con la gestión del email y con papeles impresos que se pueden perder.
  • Se mejora la productividad al emplear menos tiempo en tareas administrativas. Así tu equipo concentra sus esfuerzos en otros aspectos del evento.
  • Se trabaja con datos exactos, por lo que habrá menos errores e inconsistencias que generalmente causan problemas en la comunicación.
  • La información más importante de tu evento está disponible para las personas correctas, en el momento preciso.