Si te dedicas a organizar eventos, sabes que la planificación es una herramienta que debes dominar. Además, el profesional de los eventos debe aprender a gestionar su día a día de manera eficaz, para sacar adelante todas las tareas posibles y evitar que el estrés y la improvisación arruinen su trabajo.


De hecho, la profesión de Coordinador de Eventos ha sido elegida como una de las más estresantes del mundo. En concreto, ocupa el puesto número 5, solo detrás de profesiones como soldados, bomberos, pilotos de avión y policías, según una encuesta publicada recientemente en Estados Unidos.


Evidentemente, estas profesiones son muy diferentes entre sí, pero todas ellas se enfrentan diariamente a diversos factores que acaban desembocando en estrés, como la competitividad, los plazos de entrega, las exigencias físicas, el trato con clientes y/o cara al público, viajes, sucesos inesperados, trabajar expuesto a la opinión pública o arriesgar la propia vida o la de otros (afortunadamente, este factor no se da muy a menudo en el trabajo del coordinador de eventos).


Para que el estrés no invada tu vida y logres sacar adelante todas las tareas que tienes pendientes, no hay nada mejor que organizarse. Un planificador de eventos necesita ser productivo y planificar para que la fecha del evento no se convierta en una carrera contrarreloj por sacar adelante el trabajo, con el añadido de los imprevistos de última hora. El éxito de un evento no se improvisa, sino que se planifica desde mucho tiempo atrás.


Por eso te ofrecemos estas pistas para que seas más productivo en tu día a día cuando te enfrentas a la organización de un evento:


1 - Haz listas. Trocear los trabajos grandes en tareas pequeñas ayuda a enfrentarse a ellos. El sistema GTD (Getting things done) es uno de los más populares a nivel mundial para ordenar la mente y gestionar esa sensación de “tengo tanto por hacer que no sé por dónde empezar”. El GTD se basa en el principio de que una persona necesita "borrar" todas las tareas pendientes que tiene en la mente y debe guardarlas en un sitio estratégico. Así liberará la mente del trabajo de recordar todo lo que tiene que hacer, para poder concentrarse en la realización efectiva de la tarea. 


Para ello, hay que crearse listas de tareas específicas para cada ámbito o contexto. En un evento por ejemplo, habría que realizar una lista para la búsqueda de localización, otra para la gestión de invitados, etc. Consulta ésta completa checklist que te ofrecemos en la web de NH Hotel Group para que puedas controlar todos los detalles necesarios.


2 - Confía en la tecnología para vaciar la mente. No almacenes todo en la cabeza: es imposible. Confía en las aplicaciones. Evernote, Todoist, Asana, Google Calendar, Trello, Remember The Milk, Chaos Control o Wunderlist son solo algunas de las miles de soluciones digitales que pueden ayudarte a gestionar tu día a día –y el de tu equipo- de forma más eficaz.


3 - Ten clara tu motivación. ¿Por qué estás involucrado en este evento? ¿Qué te ha llevado hasta aquí? Recuerda tus fortalezas y qué es lo que más te gusta de tu trabajo. Dedicar unos minutos a escuchar tu música preferida o pensar en tus seres queridos puede inyectarte dosis extra de energía.


4 - Haz ejercicio físico y descansa lo suficiente. Reponer fuerzas fuera de la pantalla del ordenador es imprescindible para enfrentarte a la organización de un evento. Muévete, sal a la luz natural, pasea… y duerme. 


5 - Respeta las fechas tope. Los plazos son sagrados. Retrasar una entrega contribuye a aumentar el estrés y dar lugar a la temida procrastinación.


6 - No hagas multitarea. Quizás creas que si contestas un email mientras hablas por teléfono, ahorras tiempo. Pero te equivocas: hacer varias cosas a la vez aumenta la fatiga y la posibilidad de cometer errores. Mejor concéntrate en una única tarea.


Recuerda que ningún evento de éxito es fruto de la improvisación, sino de un trabajo planificado y bien gestionado. Además de seguir estos consejos, puede contar con la ayuda de los profesionales de NH Hotel Group Meetings & Events. Nuestro equipo te ayudará en la organización del evento que imagines, ocupándose de todos los detalles necesarios... y reduciendo tu carga de estrés.

Más artículos