A la hora de planificar tus eventos, seguro que tienes una lista de tareas imprescindibles que no puedes olvidar hacer como elegir y reservar el espacio, contratar el catering, reservar el hotel y los vuelos para los ponentes… Debes tener en cuenta hasta el más mínimo detalle.

Pero ¿haces lo mismo con la organización y difusión digital de tu evento? Estar presente en las redes sociales es necesario para llegar a una audiencia más amplia. Pero cuidado: hay fallos que pueden salirte muy caros. No te pierdas esta lista de errores que debes evitar para que tu evento sea un éxito también en las redes sociales.

1. No tener a alguien especializado en Social Media. Los años en los que se asignaba la estrategia de Social Media al “friki” o el becario de la oficina han terminado. La profesionalización del sector es imparable y existe una gran variedad de agencias y profesionales que te pueden ayudar. También puedes optar por usar a alguien de tu equipo o hacerlo tú mismo. Recuerda además que durante el evento necesitarás posiblemente a alguien que aporte contenido en tiempo real y esté pendiente de lo que se diga en las Redes Sociales a lo largo de la jornada.

2. Carecer de una estrategia y no planificar el contenido. Lanzarse a publicar sin más es uno de los errores más comunes de los canales sociales de empresas y marcas. Piensa en tu audiencia, qué redes sociales utiliza, lo que la define y lo que le interesa. Piensa el tono que vas a usar, la periodicidad con la que vas a publicar y el tipo de contenido: textos, fotos, infografías, flyers digitales, vídeos, audios, memes…

También es clave preparar con tiempo los hashtags que se usarán durante el evento. De este modo se podrán incluir en carteles y presentaciones, lo que favorecerá su uso entre los asistentes. Procura usar pocos hashtags (¡mejor sólo uno!) y los que elijas que sean cortos, sencillos de escribir y fáciles de recordar. Puedes usar el mismo nombre que tu evento o utilizar algo llamativo que rompa con lo esperado.

3. No involucrar a tus conferenciantes. Los ponentes y actores principales de tu evento pueden convertirse también en tus mejores prescriptores. Utilizar su capacidad de difusión es una gran oportunidad que muchas veces se desperdicia. Les debes hacer llegar lo antes posible toda la información del evento, hashtags e imágenes en distintos formatos para cada red social. También es conveniente revisar con cada uno de ellos su intervención y pactar de antemano las citas y contenidos que se van a compartir en redes sociales antes y durante su participación en el evento.  

4. No tener preparado un plan de crisis. Somos optimistas por naturaleza, pero por desgracia no siempre las cosas salen a la perfección y las críticas a través de las redes sociales son una auténtica arma de destrucción de reputación. Así que hay que estar preparado y actuar muy rápido. Por eso debes tener a alguien dedicado en exclusiva a las redes. Esa persona tendrá que estar muy atenta a lo que pase offline y online y reaccionar con diligencia y extremada amabilidad ante cualquier queja o crisis. Es imprescindible tener preparadas respuestas consensuadas de antemano con los máximos responsables del evento y tener línea directa con la directiva durante la celebración del mismo para resolver contratiempos inesperados.

5. Abandonar tus redes sociales una vez concluido el evento. ¿Qué impresión personal te causa entrar en la cuenta de una empresa o marca y ver que el contenido está muy desactualizado? ¡Es terrible! Denota dejadez, falta de presupuesto, falta de interés… En cualquier caso es una imagen muy negativa. Siempre se puede dar información relevante, ya sean notas resumen del evento anterior, o detalles sobre el próximo evento. También te aconsejamos compartir noticias relevantes para tu audiencia, proponer encuestas o aportar la visión de tu compañía en referencia a algún tema de actualidad. Así fomentarás un seguimiento real y continuo entre tus fans. Es mejor tener menos seguidores, pero fieles: que te lean, comenten y compartan tu contenido. Proporciona información interesante sobre tu sector y conviértete en un referente a la hora de buscar información

Estos son los cinco pilares claves para lograr una estrategia exitosa en RRSS, sin contratiempos y sin crisis. ¡Recuerda que el éxito de tus eventos también se mide en las redes sociales!